GROOVE: MEMBANGUN VIRTUAL OFFICE DALAM KONEKSI TERBATAS

[caption id="" align="alignleft" width="200" caption="Office Groove"][/caption]



Mempunyai kantor tidaklah harus dimiliki secara fisik kalau hanya ingin sharing informasi dan kolabirasi, tetapi secara virtual dapat dimungkinkan bahkan mempunyai kebebasan yang lebih. Agus Kurniawan

GROOVE 2007 dapat dikatakan sebagai aplikasi dari Microsoft yang revolusiner yang ditujukkan untuk kolaborasi. Groove 2007 adalah software yang digunakan untuk kolaborasi tim untuk keperluan sharing informasi dan kerja sama dalam suatu aktivitas project, mulai dari kolaborasi dokumen sederhana hinggacustom solution yang terintegrasi dengan business process.

Aplikasi Groove awalnya milik perusahan Groove Network dan selanjutnya diakuisisi oleh Microsoft.

Pada artikel ini, penulis mengajak pembaca untuk melihat bagaimana aplikasi Groove digunakan untuk kolaborasi dan sharing informasi.

Office Groove 2007 and Office Live Groove

Office Groove 2007 merupakan aplikasi desktop yang bekerja dalam lingkungan jaringan terbatas seperti LAN, WAN ataupun intranet. Office Groove 2007 juga dapat diakses melalui jaringan Internet apabila jika sudah diinstal Groove Server dan di-publish dijaringan Internet. Bagi Anda yang sudah menginstal Groove Virtual Office 3.1 bisa melakukan upgrade ke Office Groove 2007.

Hal yang diperhatikan pada Office Groove 2007, yaitu masalah upgrading. Semua proses yang berhubungan dengan upgrading adalah tanggung jawab kita misalkan kita sudah menginstal Office Groove 2007 dan kemudian Microsoft meluncurkan versi baru Office Groove, maka kita harus upgrade sendiri. Perkara apakah proses ugrade berbayar lagi atau tidak tergantung pada skema upgrade yang disediakan oleh Microsoft.

Sedangkan, Office Live Groove pada hakikatnya adalah sama seperti Office Groove 2007, tetapi servernya sudah di Microsoft. Kita cukup membayar registrasi minimal satu tahun. Apabila Microsoft melakukan upgrading ke versi yang lebih tinggi dan registrasi member masih berlaku, maka aplikasi Groove yang kita instal juga akan di-upgrade gratis.

Selain dari kedua model tersebut, ada juga Groove dalam bentuk aplikasi web yang memanfaatkan Windows Live, yaitu Office Live Workspace pada website: http://workspace.office.live.com. Konsepnya sama dengan Groove, tetapi ini berbentuk aplikasi web.

Secara fitur, baik Office Groove 2007 ataupun Office Live Groove mempunyai fitur sama, yaitu kolaborasi workspace, sharing tool, dan informasi dalam satu tempat. Groove workspace dapat secara otomatis meng-update jika ada perubahan secara efesien sehingga kita dapat bekerja di manapun kapanpun dan dengan siapapun. Ini mengurangi waktu travelling yang terbuang banyak sehingga waktu untuk bekerja lebih banyak.

Kolaborasi Workspace

Workspace merupakan tempat di mana orang dapat melakukan sharing informasi, ide, dan pekerjaan yang sedang dilakukan secara bersama-sama. Ketika kita membuat sebuah workspace baru, kita dapat mengundang orang lain untuk bergabung kedalam workspace yang kita buat untuk bertukaran ide atau mengerjakan project bersama-sama.

Ketika kita membuat workspace baru pada Groove 2007, kita akan mendapat tiga macam workspace (seperti yang tergambar pada Gambar 5):

• Standard. Ini workspace yang berbentuk Groove Workspace Explorer (bentuknya seperti Gambar 6) dan kali pertama akan diberikan Files tool dan Discussion tool.


• File Sharing. Tipe workspace ini memungkinkan kita untuk melakukan sharing file pada folder Windows kita, sehingga file tersebut dapat diakses oleh komputer lain yang mempunyai Groove account yang telah diundang.


• Custom. Tipe workspace ini berbentuk Groove Workspace Explorer, di mana kita bisa menambah beberapa tool template di dalamnya. Secara default, tool template yang tersedia seperti pada Gambar 7.

Dengan workspace tipe custom, kita dapat berinovasi dalam melakukan kolaborasi dengan orang lainnya karena kita bisa melakukan kustomisasi atau membuat workspace sendiri sesuai dengan keperluan.

Sedangkan, pada Groove Live atau Office Live dalam bentuk website juga menyediakan beberapa jenis workspace. Beberapa jenis workspace untuk Live Workspace dapat dilihat pada Gambar 8. Sebagai contoh, kita memilih project workspace, maka pada Workspace Live akan muncul project workspace seperti pada Gambar 9.

Sistem Keamanan Groove 2007

Untuk sistem keamanan pada Groove, Anda tidak perlu khawatir karena Microsoft sudah menyediakan sistem keamanan yang bagus terutama ketika melakukan sharing data dan informasi antartim. Groove menyediakan PKI untuk autentikasi dan juga menyediakan token security melalui smartcard, lihat Gambar 10.

Pada Gambar 10, ada dua macam key yang disediakan oleh Groove, yaitu:

AES User Key. Digunakan untuk mengenkripsi Storage Master

• Keys.Ini memanfaatkan cryptography 256-bit AES.


• Master Keys. Digunakan untuk mengenkripsi key lainnya. Ini menggunakan cryptography 256-bit AES.

Kustomisasi Groove 2007

Kita juga dapat melakukan kustomisasi Groove 2007 client melalui SDK yang disediakan oleh Microsoft. Anda bisa men-dowload SDK ini di http://www.microsoft.com/downloads/details. aspx?FamilyID=baa487e9-e1b9-4a10-beea-1fd906b77f92&displaylang=en.

Untuk menggunakan SDK Groove 2007 dalam kustomisasi Office Groove 2007, maka diperlukan aplikasi atau tool sebagai berikut:

• NET Framework 2.0.


• Visual Studio 2005.


• Office Groove 2007.

Groove 2007 Tool Template

Pada Groove 2007 juga tersedia tool template untuk workspace. Kita juga dapat membuatnya sendiri melalui SDK Groove yang telah disediakan oleh Microsoft. Penulis menemukan ada tool template gratis yang disediakan oleh Microsoft, antara lain:

· Groove 2007 Tool Template: Asset Tracker. http://www. microsoft.com/downloads/details.aspx? FamilyID=94269c7f-2755-4c63-86ca224f17302670&DisplayLang=en.

· Groove 2007 Tool Template: Time Tracker. http://www. microsoft.com/downloads/details.aspx? familyid=FBA525BF-397C-45C8-BA5C-974AB1D68C0F&displaylang=en.

· Groove 2007 Tool Template: Welcome Tool. http://www. microsoft.com/downloads /details.aspx?familyid=6749C281-C78E-445D-AC12-07BCC917A2B7&displaylang=en.

· Groove 2007 Tool Template: Issues & Tasks Tracker. http://www.microsoft.com/downloads /details.aspx?familyid=CFD70231-1BFC-4605-A0AF-4471E4E70883&displaylang=en.

· Groove 2007 Tool Template: Proposal Tracker. http://www. microsoft.com/downloads/details. aspx?familyid=1583C982-0BFB-473B-AF7D-297686CE8A0F&displaylang=en.

Untuk menginstalnya, Anda harus mengarahkan target foldernya pada folder XX\My Documents\ Groove Tool Templates, contohnya misalkan windows account kurniaag maka foldernya: C:\Documents and Settings\kurniaag\My Documents\Groove Tool Templates. Kalau sudah selesai kita bisa melihat template tool baru ketika kita membuat custom workspace seperti terlihat pada Gambar 11.

LEBIH LANJUT

Microsoft Groove 2007, http://office.microsoft.com/en-us/groove